Тем, кто хочет успеть вовремя, но опаздывает напечатать каталог к открытию выставки

Новости

«Если ты опоздаешь хоть на одну минутку, — сказала фея, — твоя карета снова сделается тыквой…»

Шарль Перро

Работа по созданию каталога состоит из трех основных этапов (на самом деле их больше, но не будем вдаваться в подробности, чтобы не отнимать у вас время): дизайна, верстки и печати каталога.

Этап дизайна — это творческий этап, на котором создается обложка и то, как будет выглядеть внутреннее оформление каталога.

Этап верстки — это технический этап, на котором из предоставленного текста, фотографий и иллюстраций согласно утвержденного дизайна верстается блок каталога.

Этап печати — это производственный этап, на котором в типографии печатают обложку, блок и после их соединения друг с другом получается готовый каталог.

Работу по созданию каталога начинают за несколько месяцев до открытия выставки, и создается впечатление (очень обманчивое впечатление), что времени на подготовку очень-очень много.

К моменту запуска работы по созданию каталога вам уже понятно: сколько времени необходимо дизайнеру на подготовку дизайна, сколько времени потребуется на верстку и подготовку верстки к печати, и сколько времени необходимо типографии, чтобы напечатать каталог и доставить его на выставку.

Все начинается с дизайна. Вы направляете дизайнеру полный комплект материалов с подробным заданием, и он приступает к работе. Через несколько дней вы получите три варианта дизайна обложки и три варианта типового разворота каталога, для каждой обложки свой вариант дизайна блока.

И с этого момента в вашей организации начнется бесконечный процесс обсуждения новых вариантов дизайна с целью выбора одного единственного варианта каталога, который будет напечатан.

Созываются совещания на разных уровнях, идет бурное обсуждение, вносятся предложения по доработке дизайна. А время не останавливаясь ни на секунду, продолжает свой монотонный и размеренный ход, но увлеченные творческим процессом сотрудники не обращают на время никакого внимания.

Наконец-то все страсти отбушевали, вариант дизайна выбран. Выбранный вариант доработан, все замечания устранены, правки внесены, все согласования получены. Дизайн утвержден! Пора приступить к верстке и отпечатать каталог к выставке.

И именно в этот момент вам становится понятно, что вы не успеваете напечатать каталог к открытию выставки.

Этап дизайна затянулся, превысил время, отведенное планом, и теперь не получается напечатать каталог к открытию выставки.

В этот момент в вашей голове могут возникнуть трагические картинки. Что значит, открывать выставку без запланированных каталогов? Это значит, что компания получит убытки, потому что клиенты приходят на выставку сами и с радостью уносят новый каталог. А если каталога на выставке нет, то придется каталоги отправлять каждому клиенту, а это обязательно приведет к дополнительным затратам.

И мы сейчас не говорим о других потерях, которые понесет компания из-за работы на выставке без каталогов.

Однако, ситуация еще не так плачевна, как вам может показаться на первый взгляд.

Отложите на минуту чтение, подумайте (не читая дальше) и напишите свой ответ на листе бумаги: что вы можете сделать, чтобы успеть напечатать каталог к выставке.

Записали? Отлично! А теперь продолжайте читать.

Для того, чтобы успеть вовремя, вы можете воспользоваться секретом верстки (о котором к сожалению многие ничего не знают), вы можете сократить время верстки без потери качества.

Вы можете спросить: как такое вообще возможно? Как можно сократить время верстки без потери качества? И почему невозможно ускорить печать каталога?

Давайте разберемся вместе. Печать ускорить не получится, потому что, как мы говорили ранее, печать — это производственный процесс. На производстве время прохождения заказа определяется технологической картой, в которой указаны все производственные параметры для выпуска качественной продукции.

Сокращение времени — это нарушение технологического процесса, которое приводит к браку, а значит, так поступать никто не будет. Вы прекрасно понимаете, что бракованные каталоги на выставке никому не нужны.

Вы помните, что верстка — это технический этап. Верстку делают люди, специалисты по верстке. Вы, наверное, уже догадались? Да, совершенно верно, численностью команды специалистов верстки можно управлять. Число специалистов, работающих над каталогом, можно увеличить.

Скоростью верстки можно управлять, потому что верстку каталога может выполнять как один специалист, так и команда специалистов.

Для сокращения времени верстки без потери качества блок каталога будет разделен на части. И специалист по верстке будет верстать не весь каталог, а его часть. И все специалисты будут работать одновременно (каждый со своей частью каталога).

Чтобы вам было легче это понять, представьте, что мы говорим о книге. Представили? Прекрасно! А теперь представьте, что каждую главу книги верстает специалист по верстке, и все специалисты работают одновременно.

После того, как они завершат работу, все сверстанные части объединяют в единый блок каталога. Сверстанный блок каталога и обложку подготовят к печати и отправят в типографию.

Да, вы правильно заметили, цена верстки вырастет, потому что стоимость работы команды специалистов всегда выше, чем работа одного специалиста. Но, заметьте! Увеличение стоимости верстки будет значительно меньше, чем убытки, которые понесет компания в случае отсутствия каталога на открытии выставки.

Вы понимаете, если затянуть время, то исправить ситуацию уже не получится.

Вам нужно действовать, чтобы успеть воспользоваться возможностью по сокращению срока верстки и напечатать каталог вовремя.

Вы можете спросить: что вам нужно сделать, чтобы успеть напечатать каталог вовремя и избежать неприятностей?

Главное — не тянуть время. Как только вы поняли, что процесс создания каталога вышел из графика, сразу, не теряя времени, приступайте к исправлению ситуации.

Для исправления ситуации начните с типографии. Напишите в типографию письмо с указанием даты готовности каталога, которая вам нужна, и спросите: когда вы должны предоставить макет каталога в печать.

После получения ответа от полученной даты отнимаете один день. Просите типографию выставить вам счет на предоплату. Предоплата нужна для закупки типографией бумаги и необходимых расходных материалов для печати каталога.

Выставленный счет передаете в бухгалтерию и проконтролируйте его оплату, потому что, если деньги в типографию не поступят вовремя, типография не отпечатает каталог к открытию выставки.

Вам известно, когда макет каталога должен быть сдан в типографию. Вы собираете весь необходимый материал для верстки и утвержденный дизайн, потому что вы передадите его в работу исполнителю сразу после согласования всех формальностей.

Далее, вы пишите письмо исполнителю верстки каталога. Акцентируете внимание исполнителя, что работу по верстке каталога и подготовки верстки к печати нужно организовать таким образом, чтобы сдать макет в печать в обозначенное вами время.

После того, как вы написали письмо, перезвоните исполнителю, чтобы вы четко понимали, сможет он подготовить макет к установленной дате или нет. Ответ вам нужно получить сразу. Если он не может, ничего страшного, вам просто нужно направить ваш запрос другому исполнителю.

В сложившейся ситуации вы не можете позволить исполнителю прожигать ваше время, потому что времени у вас катастрофически не хватает.

Когда все формальности согласованы, вы отправляете подготовленные материалы на верстку исполнителю. И сообщаете исполнителю, кто со стороны вашей организации будет курировать вопрос вертки каталога.

Вы можете спросить: зачем выделять специалиста в организации, курирующего верстку каталога? Вы заплатили деньги исполнителю, вот пусть он и работает. Да, вы заплатили деньги. Но в процессе работы у исполнителя обязательно возникнут вопросы.

Вы помните, что запаса времени нет. Вам нужно сдать макет каталога в печать в заданное типографией время, потому что только в этом случае типография успеет напечатать каталог вовремя.

Чтобы успеть все сделать вовремя, работа по верстке будет проходить в вечернее время и в выходные дни. А теперь представьте себе такую ситуацию. У специалиста по верстке возникает вопрос, он не знает, как правильно поступить. Что он делает? Он останавливает работу, пишет письмо с вопросом и ждет ответа. Работа будет продолжена сразу после получения ответа.

Если со стороны вашей организации нет сотрудника курирующего верстку каталога, то ответа на свой вопрос специалист по верстке может ждать очень долго.

Может пройти много времени, пока сотрудник вашей организации напишет ответ, потому что вопрос по верстке каталога для него не обладает высоким приоритетом, и он в первую очередь будет выполнять более важную работу.

А в это самое время работа по верстке остановлена, время идет, нужной информации все нет и нет. Остановка в работе по верстке каталога может привести к срыву срока сдачи макета в типографию.

Для успешного решения сложной задачи вам необходимо объединить работу сотрудника вашей организации со специалистами, выполняющими верстку вашего каталога.

Секрет вашего успеха кроется в слаженной работе всех специалистов, обеспечивающей печатать каталога к открытию выставки.

Все ситуации уникальные, но в них есть много общего. Выполнив простую последовательность действий, вы можете оперативно найти выход из трудной ситуации.

Если вы не видите решения вашей ситуации, свяжитесь со мной, и мы объединим усилия, чтобы найти выход вместе.

Понравилась статья? Поделитесь статьёй с коллегами и друзьями!
Вадим Самохин

Создатель проекта «Полиграфическое Ателье», автор блога vadsn.ru.
Подробнее...

Оцените автора
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )